AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES MUNICIPALES
El fortalecimiento institucional planteado se alcanza a través de la transformación de los procesos agregadores de valor para la misión fiscal de los GAD, por ende, cada proceso será evaluado o levantado, corregido y optimizado mediante una intervención en sitio realizada por expertos en gestión pública. Una vez que un proceso ha sido optimizado a nivel operativo, se procede a desarrollar las soluciones informáticas a la medida (soluciones de software empresariales de plataforma abierta basadas en Tecnología Empresarial Java y bases de datos PostgreSQL), que se requieren para su automatización y soporte. Los procesos agregadores de valor a ser fortalecidos son:
Beneficios
- Agilidad y eficiencia en la atención a los ciudadanos.
- Seguimiento del cumplimiento y desempeño de la gestión de trámites.
- Simplificación de procesos y trámites, con la consiguiente optimización de recursos.
- Fijación de los tributos municipales con valoraciones actualizadas acorde al catastro.
- Legalización de tierras y regularización de la propiedad.
- Incremento sustancial de la recaudación y de la efectividad de los procesos de cobranzas.
- Incremento sustancial en la capacidad económica y crediticia de la institución.
- Capacidad de inversión y ejecución estratégica con base en información actualizada.
Gestión de todos los trámites fiscales municipales
Módulo de Catastro y Valoración
Conforme a las leyes y reglamentos vigentes, y a los estándares y requisitos indicados por los entes rectores como el MIDUVI y el MAGAP, se automatizan y soportan informáticamente: las operaciones que los funcionarios municipales realizan para atender los trámites relacionados a los catastros prediales rural y urbano; y, el cálculo y fijación de la valoración predial con base en la información catastral y en las condiciones y ordenanzas propias del Municipio.
Funciones
- Gestión y actualización de la información predial a nivel de características, construcciones, servicios, linderos, propietarios, etc.
- Cálculo de la valoración predial mediante en un modelo de valoración estándar basado en zonas de valor y otros criterios legales y geográficos.
- Fijación y actualización de la valoración predial.
- Consulta de la información catastral predial mediante herramientas y criterios geográficos y alfanuméricos.
- Impresión de la información catastral predial mediante formatos estándar.
Módulo de Registro de la propiedad
Para complementar las funciones fiscales de la solución de Catastro y Valoración, se automatiza y soporta informáticamente al proceso de Registro de la Propiedad junto con la atención operativa de los trámites correspondientes, integrando la información catastral predial con la información legal propia del Registro de la Propiedad.
Funciones
- Inscripciones de actos y contratos.
- Transferencias de dominio.
- Emisión de certificados generales.
- Emisión de certificados de gravamen.
- Emisión de historial de dominio y de gravámenes.
- Emisión de certificados de avalúo y registro.
- Impresión de los certificados mediante formatos estándar.
Módulo de Gestión de impuestos
El establecimiento de los valores actuales y adecuados de los impuestos prediales, tasas, contribuciones, es una misión crucial para la administración municipal. El proceso de imposición fiscal (determinación y fijación técnica de los tributos municipales) se automatiza en fiel cumplimiento de las leyes y códigos vigentes, y considerandola complejidad y prácticas operativas propias de los municipios.
Funciones
- Definición de periodos fiscales.
- Definición de impuestos, tasas y contribuciones.
- Definición de tarifas, intereses y multas.
- Configuración de reglas para deducción y exención de impuestos.
- Configuración de tablas progresivas para el cálculo de impuestos.
- Cálculo de impuestos, tasas y contribuciones.
- Recálculo de impuestos, tasas y contribuciones.
- Imposición de las obligaciones tributarias calculadas.
- Simulación del cálculo de los tributos a nivel parroquial y cantonal.
Módulo por Recaudación de caja única
A continuación del proceso de imposición fiscal, se encuentra la recaudación de los tributos municipales y además la recaudación de valores por concepto de servicios, multas, patentes y otros rubros. Este proceso de recaudación se automatiza de manera que la operatividad realizada por los servidores municipales se maneje a través del concepto de caja única, incluyendo por supuesto, la generación de documentos de pago y de títulos.
Funciones
- Apertura y cierre de caja.
- Definición de rubros fiscales y de otros rubros.
- Cálculo de rubros e intereses a cancelarse.
- Configuración de formas de pago.
- Recaudación de rubros por pago corriente.
- Recaudación de rubros por pago diferido.
- Emisión de notas de pago.
- Emisión de notas de crédito.
- Consulta de recaudación diaria.
- Consulta y reporte estadístico de recaudación.
Módulo de Notificaciones
Para asistir a los procesos de Recaudación y Cobranza, se define el proceso de Notificación a los contribuyentes, el cual se encarga de generar y enviar por correo electrónico distintos documentos estandarizados con el objeto de prevenir a los contribuyentes sobre sus obligaciones tributarias próximas y pendientes. Así mismo, el sistema de Notificaciones tiene por objeto contribuir a una cultura de responsabilidad fiscal con la ayuda de las tecnologías de la información basadas en Internet.
Funciones
- Creación del buzón del contribuyente.
- Configuración de plantillas de mensajes estándar.
- Notificación automática de obligaciones próximas.
- Notificación automática de obligaciones pendientes.
- Notificación de preventivas de sanción.
- Notificación de acciones sancionatorias.
- Notificación de resoluciones a particulares.
- Notificación de resoluciones de carácter general.
- Consulta de notificaciones realizadas.
Módulo de Cobranzas
La recaudación de las obligaciones tributarias y el pago por los servicios recibidos de la administración municipal no siempre se cumple por parte del contribuyente, ante lo cual actúa el proceso de Cobranzas, cuyo propósito es gestionar la notificación y cobro de las obligaciones y pagos pendientes y vencidos (cartera vencida) de los contribuyentes, direccionando los casos, según su severidad y características, hacia los procesos sancionatorios pecuniarios y coactivos, o hacia el proceso de recaudación regular.
Funciones
- Configuración de sanciones.
- Consulta de deudas y cartera vencida.
- Creación de casos de cobranza usando la información de la base de datos integrada de obligaciones y recaudación.
- Asignación de casos de cobranza a los servidores municipales correspondientes.
- Generación de oficios en formatos estándar.
- Notificación automática de obligaciones pendientes.
- Notificación automática de preventivas de sanción.
- Registro de acuerdos y convenios de pago.
- Consulta y reportes de cobros efectuados y cartera recuperada.
Módulo de Sanciones pecuniarias (multas) y Coactivas
Cuando la gestión del proceso de Cobranzas, apoyado por el proceso de Notificaciones, es insuficiente para que los contribuyentes cumplan sus obligaciones fiscales para con la administración municipal, se procede a activar el proceso de Sanciones, cuyo objetivo es apoyar informáticamente a la gestión del establecimiento y aplicación de las sanciones pecuniarias (multas) y coactivas que correspondan según la gravedad del incumplimiento tributario actuado por un contribuyente. No obstante, la solución de Sanciones también permite el registro de sanciones ante infracciones no fiscales, como lo son: multas por infracciones en la construcción y modificación de edificaciones, multas por afectar la infraestructura y equipamiento municipal, multas por el incumplimiento de normas y resoluciones, etc.
Funciones
- Definición de sanciones.
- Cálculo previo a la determinación de las sanciones.
- Determinación de sanciones por incumplimientos fiscales.
- Determinación de sanciones por infracciones no fiscales.
- Generación de oficios y resoluciones en formatos estándar.
- Notificación de aplicación de sanciones pecuniarias.
- Notificación de inicio de juicios de coactivas.
- Consulta de sanciones determinadas y ejecutadas.
- Reporte estadístico de sanciones.
Módulo de Juicios y Recursos de revisión
Aquellos casos de contribuyentes a quienes se les ha determinado principalmente sanciones coactivas, son gestionados mediante el proceso de Juicios y Recursos de revisión, el cual, por una parte, conduce y ejecuta la sanción coactiva y, por otra parte, permite que los infractores presenten en última instancia los recursos en su favor a fin de evitar la coactiva mediante el descargo de sus responsabilidades y/o el pago de las deudas por las cuales fueron sancionados.
Funciones
- Notificación de la sanción al sancionado.
- Notificación a entidades financieras, de crédito, de control y regulación.
- Notificación de la resolución de enajenación de bienes o inmuebles.
- Enajenación de los bienes.
- Notificación de resoluciones para que los bienes enajenados pasen a tutela pública.
- Subasta de los bienes enajenados.
- Presentación de recursos de revisión ante la función judicial.
- Devolución de los bienes enajenados y generación de acuerdos de pago.
- Consultas generales y estadísticas.
Gestión de Obras Públicas
Descripción de la Solución
La gestión de los trabajos de mantenimiento preventivo, correctivo y evolutivo de obras públicas existentes, y la gestión de la implantación de nuevas infraestructuras públicas, no constituyen procesos fiscales en sí mismas, sin embargo, generan información valiosa para que la administración municipal pueda llevar un control adecuado de los trabajos que se están realizando en el cantón; dicha información es a la vez útil para el debido sustento de los tributos de contribución especial de mejora.
Funciones
- Registro de contratistas.
- Registro de contratos.
- Registro de trabajos, intervenciones y construcciones.
- Registro del avance de los trabajos, intervenciones y construcciones.
- Registro del balance financiero final y de resultado final de las labores de fiscalización.
- Consulta del estado de avance en la ejecución de contratos.
- Consulta del nivel de cumplimiento de contratistas.
- Reportes estadísticos de cumplimiento y desempeño financiero de los contratos.
Gestión de Riesgos
Descripción de la Solución
Los riesgos de origen natural o antropogénico, aparte de ser una amenaza para el bienestar y la seguridad de los ciudadanos, son una amenaza para las infraestructuras y presupuestos municipales; por tal razón, es imprescindible la gestión de dichos riesgos para una gestión municipal integral. La identificación, registro y la definición de las acciones de atención y mitigación de riesgos se automatizan en la solución cuyas funciones se describen a continuación.
Funciones
- Registro de riesgos identificados.
- Registro de estimación de probabilidad de ocurrencia de riesgos identificados.
- Registro de estimación de severidad de impacto de riesgos identificados.
- Visualización geográfica de zonas y sectores vulnerables ante riesgos registrados.
- Definición de acciones de atención y mitigación.
- Seguimiento del manejo de las acciones de atención y mitigación definidas.
- Consultas y reportes generales y estadísticos.
Sitio web institucional (ley de transparencia)
Descripción de la Solución
Las relaciones públicas de los municipios se manejan por canales tradicionales, como las ventanillas y la atención telefónica, y mediante canales digitales, entre los cuales el más representativo es el sitio web institucional, el cual además de comunicar la visión, misión y quehacer diario de la institución, es el origen de la información oficial del municipio, misma que posteriormente puede compartirse por otros medios digitales, como las redes sociales.
Funciones
- Publicación de información institucional: visión, misión, planes, autoridades, orgánico funcional, procesos municipales.
- Publicación del catálogo de trámites municipales con sus respectivos requisitos.
- Publicación de obras y trabajos ejecutados y en ejecución.
- Publicación de noticias, anuncios, calendarios y eventos.
- Publicación de medios de contacto y de cuentas oficiales para redes sociales.
Portal Ciudadano para servicios y trámites por Internet
Descripción de la Solución
La automatización de los trámitesy procesos municipales agregadores de valor, relacionados a la fiscalidad y autofinanciamiento institucional, puede ser puesta al servicio de la ciudadanía de manera directa a través de Internet. Para lograr esto, se plantea la implantación de un Portal ciudadano para consulta y trámites por Internet, el cual provee la interfaz necesaria para que los contribuyentes puedan realizar determinadas gestiones sin necesidad de visitar al Municipio, lo cual evidentemente conlleva importantes ahorros en tiempo y dinero para los ciudadanos y para la administración municipal.
Funciones
- Creación de cuenta de usuario mediante clave obtenida en ventanilla.
- Registro y actualización de datos de contacto del contribuyente.
- Consulta de obligaciones y deudas.
- Acceso y uso del buzón del contribuyente.
- Emisión de certificados de cumplimiento.
- Emisión de certificados catastrales.
- Emisión de certificados de propiedad y gravamen.
- Pago de tributos por Internet con tarjetas de crédito.